Cómo apoderar a otra persona para realizar trámites burocráticos

Hay muchas ocasiones en las que una persona no puede atender algunos procesos burocráticos y necesita ayuda para llevarlos a cabo, ya sea solicitándola a un familiar o amigo, o contratando a una entidad para ello. Porque no solo puede apoderar una persona para realizar todos estos trámites, sino también las empresas pueden ser las apoderadas y llevar todas las gestiones. Esto sucede, por ejemplo, con las gestorías, que tienen la potestad de presentar las declaraciones trimestrales del IVA o la propia Declaración de la Renta.

Pues bien, estas autorizaciones a terceros que tan bien les vienen a muchas personas mayores con dificultades para moverse o para entender algunos procedimientos, están especificadas en el ordenamiento legal. Concretamente en la Orden HFP/633/2017, de 28 de junio, en la que se aprueban los modelos de poderes inscribibles en el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado y en el registro electrónico de apoderamientos de las Entidades Locales. Además, en ella se establecen los sistemas de firma válidos para realizar los apoderamientos apud acta a través de medios electrónicos.

Qué dice la Ley que está en vigor actualmente

Tal y como reza el texto original, “la ley establece la posibilidad de realizar apoderamientos electrónicos apud acta, de manera presencial o electrónica, sin coste alguno para el ciudadano. De este modo, el interesado podrá apoderar a otra persona, para que realice trámites en su nombre ante una o varias Administraciones Públicas, con menores costes económicos y de tiempo”.

Por su parte, la Administración Pública está obligada a contar con un registro electrónico de apoderamientos general. “En el ámbito estatal, este registro es el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado, en el que podrán integrarse cualquiera de los registros equivalentes ya existentes en otras Administraciones Públicas u organismos”, se apunta.

¿Qué tipos de documentos hay en la norma actual?

La norma también enumera los documentos que podrás utilizar en caso de que quieras otorgar poder a otra persona o entidad para que vaya a realizar tus gestiones. Son los siguientes:

• Modelo 1. Un poder general para que el apoderado pueda actuar en tu nombre en cualquier actuación administrativa y ante cualquier Administración.
• Modelo 2. Un poder para que el apoderado pueda actuar en tu nombre en cualquier actuación administrativa ante una Administración, Entidad u Organismo concreto.
• Modelo 3. Un poder para que el apoderado pueda actuar en tu nombre únicamente para la realización de determinados trámites especificados en el poder.
• Modelo 4. Se utiliza para revocar los poderes otorgados.

Presentación del documento que acredita la autorización

Cuando algunos de estos modelos se van a presentar, hay que tener en cuenta que deben cumplir unos requisitos y tener unas características que conviene recordar. Por una parte, la autorización ha de estar aceptada tanto por el representante como por el representado, que tendrán que firmar cada una de las hojas que la compongan. Además, los trámites para los que se ha realizado el documento tendrán que estar debidamente especificados.

Asimismo, en el momento en que la autorización quede firmada, ya no se podrá modificar, y tendrá que acompañarse con los documentos que identifiquen tanto al que representa como al representado. Estos pueden ser el DNI, el NIE o el CIF en caso de que se trate de una empresa.

En este caso hay especificaciones sobre la documentación que hay que incluir. “Cuando el poderdante sea una persona física, la firma se realizará a través de DNI electrónico, certificado electrónico reconocido o cualificado u otros medios incorporados en Cl@ve, sistemas todos ellos integrados en la plataforma Cl@ve, creada por el Acuerdo de Consejo de Ministros, de 19 de septiembre de 2014”. A lo que hay que añadir: “Cuando el poderdante sea una persona jurídica, la firma se basará en la información obrante en los certificados cualificados de representación”.

Cabe señalar que las notificaciones que se reciban una vez que se han llevado a cabo los trámites burocráticos le llegarán al apoderado (que tendrá que haber puesto una dirección para ello), incluso las que llegan por vía telemática. En este caso, podrá utilizar su certificado para abrirlas y contestarlas si fuera necesario.

¿Quién puede actuar por medio de un representante?

En cuanto a quiénes pueden otorgar poderes a otras personas o entidades para realizar los trámites burocráticos, se hallan las personas físicas o jurídicas que ostenten capacidad de obrar con arreglo a las normas civiles; aquellos que sean menores de edad para el ejercicio y defensa de sus derechos e intereses, y los grupos de afectados, las uniones y entidades sin personalidad jurídica y los patrimonios independientes o autónomos, en los casos en los que las leyes lo detallen.

Por otro lado, hay que señalar que cualquier persona física con capacidad de obrar, así como las personas jurídicas tienen la posibilidad de actuar como representantes o autorizados.