¿Cómo redactar una reclamación de forma correcta?

Seguramente alguna vez en la vida te has planteado poner una reclamación. Sin embargo, es posible que si no lo has hecho nunca a la hora de ponerte a redactar se te planteen gran cantidad de dudas sobre cuál debe ser el formato, qué se debe indicar y la manera más clara de escribirla. Aunque podemos llamar previamente y manifestar nuestro malestar o incluso hacerlo de forma presencial, lo que tiene más efectividad si realmente deseamos que esa reclamación salga adelante es presentarla por escrito.

La reclamación se puede redactar a través de las hojas que nos facilite el comercio en sí, o en el caso de tratarse de un problema con una compañía por ejemplo de telecomunicaciones podemos redactarla de forma independiente. No obstante, esta opción siempre es válida, pues al final se trata de que la oficina de consumidores a la que nos dirijamos tenga toda la información pertinente para poder tramitar la queja de forma correcta.

Los datos

Lo primero que debe aparecer en el escrito son nuestros datos. Es decir, tenemos que indicar nuestro nombre y apellidos completos, el DNI, dirección postal en la que residimos, y otras formas de contacto, que pueden ser un teléfono fijo y uno móvil, o el que consideremos que solemos atender con más frecuencia, y si tenemos, también es conveniente facilitar una dirección de correo electrónico. Indicar esta información es vital porque a través de la misma el organismo público se pondrá en contacto con nosotros para indicarnos el estado de las gestiones.

A continuación es necesario matizar todos los datos relativos de la empresa sobre la que nos vamos a quejar. Así, ha de aparecer su nombre comercial, su dirección postal si hacemos referencia a un comercio local, y en caso contrario, tendremos que buscar la dirección de la sede central de la empresa en el lugar donde vivimos. También hemos de indicar su CIF (este dato lo podemos por ejemplo obtener de alguna factura que tengamos o sino siempre podemos navegar por internet y tratar de localizarlo). Es necesario incluir la denominación social de la compañía y el teléfono de contacto. Ambas cosas pueden aparecer igualmente en la factura, y si no tenemos acceso a una, o bien podemos indagar en la red o simplemente podemos llamar a la empresa y solicitarles esta información explicándoles el motivo de nuestra petición.

La redacción

Después se ha de redactar el texto. Este ha de ser lo más claro y escueto posible, con párrafos diferenciados que permitan al lector una lectura fácil, y que no lleve a malos entendidos. Una de las primeras cosas que deberemos mencionar es el objeto que es asunto de la reclamación. Así, si nos referimos a una serie de facturas tendremos que especificar cuáles son, con su numeración y fecha correspondiente, al margen de que después en la documentación que adjuntemos incluyamos una copia de cada una de ellas. Si es en referencia a un contrato y sus condiciones, también se deberá hacer alusión al mismo poniendo su numeración, además de añadir una fotocopia.

En el caso de dirigirse a una persona en concreto, si es posible obtener el nombre y los apellidos y en qué fecha y momento del día se produjo el suceso, mejor. Es decir, cuantos más datos se puedan aportar, además de la documentación adicional que añadamos, estaremos contribuyendo a agilizar el proceso.

Lo acontecido se tiene que expresar con la mayor claridad y brevedad posible relatando en orden cómo se han desarrollado los hechos que nos han llevado a tomar esta decisión. Es importante no hacer saltos en el tiempo, por lo que es vital poner las fechas en las que se fueron produciendo los sucesos. Debemos indicar lo que a nuestro parecer ha supuesto una vulneración de nuestros derechos a la par que vamos aportando toda la argumentación.

Es por ello, que también deberemos explicar qué es lo que pedimos. Si consideramos que nos han facturado de forma indebida, puede ser la devolución de los importes y la restauración del servicio en el que caso de que nos lo hubieran denegado. Esto es, siempre hemos de poner por escrito lo que deseamos en contraposición por el perjuicio que se nos ha provocado.

Últimos detalles

Una vez concluida esta parte es recomendable añadir una lista de la documentación adicional que vamos a adjuntar con la reclamación. De esta forma nos aseguramos a su vez de que incluimos todos los textos y pruebas que consideramos necesarios para esclarecer lo que ha sucedido.

Se puede hacer una alusión al tiempo en el que se espera una respuesta, pero esto es relativamente efectivo, pues los organismos públicos funcionan con unos tiempos preestablecidos, por lo que tarde o temprano se recibirá una respuesta. Si hemos facilitado todos los datos nos llegará siempre una notificación que normalmente suele ser por correo postal. Si se necesita algún documento adicional también nos lo harán saber a través de una de las vías de contacto facilitadas. En el caso de no estar conformes con la resolución tomada, entonces deberemos emprender otra serie de acciones.