La firma electrónica tiene la misma validez legal que la firma manuscrita. “Su objetivo es dar fe de la voluntad del firmante, pero es más segura”, según SERES. Es un conjunto de datos en forma electrónica asociados a otros datos de carácter personal que, al final, equivalen a la firma manuscrita de cada uno. Sirve como medio de identificación del firmante.
¿Qué trámites se pueden realizar con la firma electrónica?
La firma electrónica “aporta tres características en la comunicación por Internet: identificación del firmante, integridad de los datos y no repudio”, según el Portal de la Administración Electrónica. Pero, aparte de eso, las aplicaciones prácticas de la misma son muchas y variadas.
En general están orientadas a realizar operaciones por Internet que en la vida cotidiana requieren de una firma para validarlas. Algunos ejemplos de operaciones que se pueden realizar actualmente haciendo uso de la firma digital son, según nos cuenta el portal de la Administración Electrónica del Gobierno:
- Realización de la Declaración de la Renta a través de Internet.
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Solicitudes en los registros electrónicos administrativos
- Petición de la vida laboral.
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Recepción de notificaciones electrónicas.
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Firma de correos electrónicos.
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Firma de facturas electrónicas.
Cómo puede firmar un documento un particular
- Descargando una aplicación en tu ordenador: En este caso utilizas para firmar la aplicación que instalas en tu ordenador y no necesitas estar conectado a internet. La aplicación a usar es AutoFirma, del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Puedes ver más información sobre esta, y descargarla en la sección Aplicaciones de firma.
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Firmar directamente en internet: Esta opción es usada sobre todo cuando firmas formularios o solicitudes, por ejemplo, en la relación con la Administración Pública. Pero también puedes firmar tus propios documentos en internet utilizando el servicio ofrecido por VALIDe. Para firmar debe descargarse una componente que funciona sobre el mismo navegador.
En ambos casos, según el Portal de la Administración Digital, necesitas disponer de un certificado electrónico.
La pandemia dispara el uso de la firma electrónica
El uso de la firma electrónica se ha disparado en estos últimos meses. Esta herramienta digital ha permitido formalizar contratos y realizar todo tipo de trámites de manera no presencial durante los meses de confinamiento y de estado de alarma, asegurando la actividad y evitando la exposición innecesaria al contagio de la COVID-19.
Estos son los principales tipos de firma electrónica
Tal y como establece el Reglamento europeo (UE) Nº 910/2014, conocido como eIDAS, existen tres tipos de firma electrónica que se diferencian principalmente por sus distintos niveles de seguridad, por su capacidad de garantizar, o no, la integridad de los documentos que se firman y por su capacidad de identificar, o no, al firmante. Son estos:
- La Firma Electrónica Simple se basa en los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar. Como nos explican desde Signaturit es la firma más fácil de usar, pero no permite identificar al firmante de manera inequívoca.
- La Firma Electrónica Avanzada debe cumplir los siguientes requisitos: estar vinculada al firmante de manera única; permitir la identificación del firmante; haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo; y estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable. Es la más segura y completa.
- La Firma Electrónica Cualificada es una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica. De las tres, la firma electrónica avanzada es la más utilizada por las empresas ya que aporta mucha más seguridad que una firma electrónica simple y su uso es mucho más sencillo, accesible y menos costoso que el de la firma electrónica cualificada. Eso sí, el firmante debe disponer de un certificado.
Vital para autónomos y pymes
El principal uso de la firma electrónica se da en el ámbito empresarial y también resulta de vital importancia para los autónomos. De hecho, como asegura SERES, se trata de una herramienta clave para la continuidad de las relaciones comerciales y del negocio.
Permite a las empresas y a los autónomos ahorrar tiempo, evita desplazamientos inncesarios y es más segura. Además, al permitir realizar todos los procesos de forma digital, evita el almacenamiento físico.
